Scanservice vor Ort - Prozessablauf vor Ort Digitalisierung

Präzision und Sicherheit in jedem Arbeitsschritt

Die Digitalisierung sensibler Unterlagen erfordert ein Höchstmaß an Professionalität, Organisation und Sicherheit. Unser bundesweiter Vor-Ort-Digitalisierungsprozess wurde entwickelt, um Ihre sensiblen Daten wie Personalakten, Patientenakten oder Gerichtsunterlagen effizient und DSGVO-konform zu digitalisieren. Jeder Schritt wird von unseren erfahrenen Fachkräften durchgeführt und mit modernster Technologie unterstützt, um hohe Qualität und Sicherheit zu gewährleisten.

Kontaktaufnahme und Beratung

Individuelle Beratung und maßgeschneiderte Planung

Der erste Schritt unseres Prozesses beginnt mit einer umfassenden Beratung. Wir nehmen uns Zeit, um Ihre spezifischen Anforderungen zu verstehen und ein passgenaues Konzept zu entwickeln. Ob es sich um die Digitalisierung von Mandantenakten, Patientendaten oder technischen Zeichnungen handelt, unser Team stellt sicher, dass alle Details präzise erfasst werden. Dabei erhalten Sie eine transparente Kostenübersicht und einen klaren Umsetzungsplan.

Individuelle Beratung: Sie kontaktieren uns telefonisch oder über unser Online-Formular und teilen uns die Details Ihres Projekts mit.
Projektanforderungen: Gemeinsam analysieren wir Ihre Anforderungen, wie z. B. die Art der Dokumente (Gerichtsakten, Baupläne, Mandantenakten) und gewünschte Ausgabeformate (PDF/A, TIFF).
Kostenabschätzung: Basierend auf Ihren Vorgaben erstellen wir eine erste Kalkulation und einen Vorschlag für die Umsetzung.

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Planung und Vorbereitung

Effiziente Organisation für einen reibungslosen Ablauf

Eine gründliche Planung und Vorbereitung sind die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung. In dieser Phase erstellen wir einen detaillierten Ablaufplan, der sicherstellt, dass Ihre Unterlagen reibungslos und effizient verarbeitet werden. Unser Team bereitet alle notwendigen technischen Geräte vor und kümmert sich bei Bedarf um die Dokumentenaufbereitung, wie das Entfernen von Heftklammern oder das Glätten von Seiten. Dadurch gewährleisten wir optimale Scanergebnisse und eine störungsfreie Umsetzung.

Maßgeschneidertes Konzept: Wir erstellen einen detaillierten Projektplan, der genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Technische Vorbereitung: Unsere mobilen Scanner und verschlüsselten Datenträger werden für den Einsatz vorbereitet und auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Vorbereitung der Dokumente: Bei Bedarf übernehmen wir die Belegaufbereitung, wie das Entfernen von Klammern oder das Glätten von Seiten, um einen reibungslosen Scanprozess zu gewährleisten.

Vor-Ort-Digitalisierung

Maximale Sicherheit und Präzision – direkt bei Ihnen vor Ort

Ihre Dokumente bleiben während des gesamten Prozesses sicher in Ihren Räumlichkeiten. Mit modernster Technologie digitalisieren wir alle Papierformate, von kleinen Belegen bis zu A0++-Großformaten, und passen den Scanprozess individuell an Ihre Anforderungen an. Unsere Fachkräfte sorgen dafür, dass der Ablauf diskret und effizient erfolgt, ohne Ihren Betrieb zu unterbrechen. Dabei sichern wir, dass Ihre sensiblen Daten zu jeder Zeit geschützt sind, zu.

Sicherer Prozess vor Ort: Alle Dokumente verbleiben während des gesamten Prozesses in Ihren Räumlichkeiten. Dies gewährleistet maximale Sicherheit und Vertraulichkeit.
Moderne Technologie: Unsere mobilen Scanner sind in der Lage, Papierformate von kleinen Belegen bis hin zu A0++-Großformaten zu verarbeiten.
Individuelle Anpassung: Wir passen unsere Dienstleistungen an Ihre individuellen Anforderungen an, von Ausgabeformaten bis zur 1:1-Wiederherstellung.
Flexibilität: Der Scanprozess wird so organisiert, dass Ihre täglichen Abläufe nicht gestört werden.

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Qualitätssicherung

Hohe Standards durch mehrstufige Prüfungen

Qualität steht bei uns an erster Stelle. Nach der Digitalisierung durchlaufen Ihre Dokumente eine mehrstufige Prüfung, um sicherzustellen, dass sie lesbar, vollständig und konsistent sind. Unser Team führt sowohl automatische als auch manuelle Stichprobenprüfungen durch, um höchste Genauigkeit zu sichern. Zudem dokumentieren wir alle Qualitätssicherungsmaßnahmen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu sichern.

Sicht- und Inhaltsprüfung: Jedes digitalisierte Dokument wird geprüft, um Lesbarkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.
Automatische und manuelle Kontrolle: Mithilfe von Softwarelösungen und manuellen Stichproben prüfen wir die Vollstädigkeit zwischen Original und digitaler Kopie.
DSGVO-Konformität: Alle Schritte werden dokumentiert und entsprechen den Datenschutzstandards.

Datenbereitstellung

Sichere und strukturierte Übergabe Ihrer Daten

Nach Abschluss der Digitalisierung stellen wir Ihnen die digitalisierten Dateien in einem von Ihnen gewünschten Format bereit. Die Daten werden verschlüsselt auf einem sicheren Datenträger übergeben. Unsere erfahrenen Fachkräfte organisieren die Dateien in einer übersichtlichen Struktur, die Ihnen eine einfache Integration in Ihre bestehenden Systeme ermöglicht.

Individuelle Strukturierung: Ihre Dateien werden nach Ihren Vorgaben benannt und strukturiert, z. B. nach Ordnern oder Kategorien.
Sichere Übertragung: Die digitalisierten Daten werden entweder auf verschlüsselten Datenträgern bereitgestellt oder per sicherem Transfer übertragen.
Abschlussgespräch: Wir stellen sicher, dass Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind und beantworten abschließend alle Fragen.

Warum unser Ablaufprozess besonders ist

Professionelle Planung: Jeder Schritt wird präzise auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Hohe Sicherheitsstandards: Dokumente bleiben jederzeit in Ihren Räumlichkeiten, und der gesamte Prozess ist DSGVO-konform.
Flexibilität: Viele Dokumententypen und Papierformate (DIN A6 bis DIN A0++) können problemlos digitalisiert werden.
Erfahrung und Kompetenz: Mit über 10 Jahren Erfahrung und modernster Technologie sichern wir optimale Ergebnisse zu.
Qualitätskontrolle: Mehrstufige Prüfungen sichern die Lesbarkeit und Vollständigkeit aller digitalisierten Dokumente.

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